Latest Update: 15 March 1997 (Links updated)
This file contains two sample letters in English and German: one to a pastor
(G1 and G2) and one to an archive (G3 and G4):
G1: English Letter to Pastor:
Date
Dear Pastor,
In order to complete my family history, I would need information about my
ancestor _________, born _______________ in ______________.
May I kindly ask you to send me a complete extract of the birth record from the
parish register for the above named.
Should it be possible to send me extracts of the birth, marriage or death
records for his parents, who are supposed to have lived in the same town, I
would be most grateful for this help.
I am enclosing 10 DM to cover the necessary fees. Should you incur additional
expenses, please let me know.
Thank you in advance for your aid.
Respectfully yours,
Your name
Address
G2: German Letter to Pastor:
Instructions:
Date
Sehr geehrter Herr Pfarrer!
Zur Vervollstaendigung meiner Familiengeschichte benoetige ich naehere Angaben
ueber ____________ geboren _________________ in ___________.
Ich bitte Sie freundlichst um Uebersendung eines vollstaendigen Auszuges ueber
diesen Vorfahren aus dem Geburtenregister der Pfarrei.
Sollte es Ihnen moeglich sein, mir zusaetzlich Auszuege ueber Geburt, Heirat
oder Tod seiner Eltern anzufertigen, die am selben Ort gewohnt haben sollen, so
waere ich Ihnen auch fuer diese Bemuehungen sehr dankbar.
Ich lege Ihnen 10 Mark zur Begleichung anfallender Gebuehren bei. Sollten Ihnen
weitere Auslagen entstehen, so bitte ich Sie, mir dies mitzuteilen.
Fuer ihre Hilfe danke ich Ihnen herzlich im voraus.
Mit vorzueglicher Hochachtung.
Your name
Address
G3: English Letter to Registrar's Office and Archives:
Date
Gentlemen:
In order to complete my family history, I am in need of more precise official
data on the family of _________ born _______________ in _____________________.
I would kindly like to ask you to send me a complete excerpt from your birth-/
marriage-/ death registers for the person mentioned above.
Should you be able to let me have, in addition, the birth-, marriage- or death
records of his/her parents, who are said to have lived in the same place, I
would be most grateful for your assistance in this matter.
To cover your fees, I am enclosing 10 DM. Should you incur additional expenses,
please let me know.
Thank you in advance for your help.
Sincerely yours,
Your name
Address
G4: German Letter to Registrar's Office and Archives:
Instructions:
1. After the word "ueber", fill in the name of your ancestor, after
"geboren", his birth date, and after "in", his place of
birth.
2. Enclose the equivalent of 10 DM (or if in the States, a money order
and 2 International Postal Reply Coupons).
3. Address envelope to Standesamt (Staatsarchiv or Stadtarchiv) der Stadt
(town)
Street Number
ZIP Code Town
Country
Date
Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr!
Zur Vervollstaendigung meiner Familiengeschichte benoetige ich naehere amtliche
Angaben ueber die Familie des/der ____________, geboren am _________________ in
___________.
Ich bitte Sie freundlichst um Uebersendung eines vollstaendigen Auszuges aus
Ihrem Geburts-/ Heirats-/ Sterberegister zur vorstehend genannten Person.
Sollte es Ihnen moeglich sein, mir ebenfalls Auszuege ueber Geburt, Heirat oder
Tod seiner/ihrer Eltern anzufertigen, die im gleichen Ort gewohnt haben sollen,
so waere ich Ihnen auch fuer diese Hilfe sehr dankbar.
Zur Deckung Ihrer Gebuehren lege ich 10 Mark bei. Sollten Ihnen weitere
Auslagen entstehen, so bitte ich Sie, mir dies mitzuteilen.
Fuer ihre Hilfe danke ich Ihnen herzlich im voraus.
Hochachtungsvoll,
Your name
Address